Lê Hoàn/Người Việt
GARDEN GROVE, California (NV) – Khi được quản lý tốt, email có thể là một công cụ vô cùng hữu ích và tiện lợi. Bạn có nhận ra số liệu thống kê cho thấy hơn 296 tỷ email được gửi hằng ngày không? Một nhân viên văn phòng trung bình nhận được 121 email mỗi ngày và đó chỉ là ở nơi làm việc.
Hôm nay chúng tôi muốn giới thiệu ba thủ thuật hàng đầu dành cho người dùng Apple Mail. Hy vọng những thủ thuật này sẽ giúp bạn quản lý email của mình hiệu quả hơn.
1. Chuyển email sang PDF
Nếu bạn muốn lưu nội dung email bên ngoài hộp thư đến (Inbox) của mình, định dạng file tốt nhất nên chọn có lẽ là PDF vì nó được sử dụng rộng rãi và có thể được chia sẻ cũng như xem trên tất cả các nền tảng, bao gồm Windows PC, Mac, iOS và Android.
Cách lưu email dưới dạng PDF trên iPhone và iPad:
-Đầu tiên, bạn chạy app Mail trên iPhone hoặc iPad của bạn và mở email mà bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
-Kế tiếp, bạn chạm lên nút hành động ở phía dưới – trông giống như mũi tên trả lời. Nó cũng được sử dụng để trả lời hoặc chuyển tiếp email đến những người nhận khác. (Hình 1)
-Bạn cuộn xuống qua các lựa chọn trong menu rồi chạm lên mục Print để mở cài đặt máy in. (Hình 2)
-Bạn chụm hai ngón tay để mở hình ảnh thu nhỏ của trang đầu tiên trong email của bạn. (Hình 3)
-Chạm lên nút Share ở góc dưới bên trái màn hình. (Hình 4)
-Chọn app bạn muốn lưu hoặc chia sẻ email đã chuyển đổi thành PDF. Trong thí dụ của chúng tôi, file PDF được lưu vào Google Drive. (Hình 5)
Apple Mail giúp việc lưu email dưới dạng PDF dễ dàng hơn bao giờ hết. Nó cũng giúp bạn dễ dàng làm được nhiều việc hơn với file PDF mới được tạo. Bạn có thể gửi nó cho người ở gần bằng Dropbox, lưu nó vào app Notes của bạn, sao chép nó vào Books hoặc chỉ cần chuyển tiếp nó cho người khác. Bạn thậm chí có thể AirDrop nó sang một thiết bị khác của mình nếu muốn.
2. Thay đổi định dạng email
Email văn bản đa dạng thức, bao gồm văn bản in đậm và phông chữ, đã có mặt trên iPhone từ iOS 13 trở đi. Bạn có thể định dạng email theo ý mình trong Apple Mail chỉ bằng cách soạn email, chọn văn bản bạn muốn định dạng rồi chạm lên nút “Aa” xuất hiện ở phía bên trái của menu ở đầu bàn phím. Một menu gồm các lựa chọn định dạng văn bản sẽ thay thế bàn phím và bạn có thể định dạng email của mình như một người chuyên nghiệp. (Hình 6, 7)
Sau khi định dạng xong, bạn chạm lên nút X ở trên cùng bên phải của menu để hoàn tất và quay lại soạn thảo.
3. Unsubscribe (Hủy ghi danh) email
Nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) yêu cầu người gửi thư hoặc nhà tiếp thị phải đưa vào liên kết hủy ghi danh dễ tìm trong mỗi thư họ gửi. Các nút này thường được tìm thấy ở cuối thư. Việc không thêm các nút này là vi phạm điều khoản dịch vụ của ESP. Tuy nhiên, bạn sẽ luôn thấy các nhà tiếp thị vi phạm quy tắc này. Nút này không có trong một số email hoặc nó quá nhỏ nên bạn sẽ không nhận ra.
Apple hiểu những hành vi mờ ám của các nhà tiếp thị qua email khi không thêm nút hủy ghi danh trong email và muốn giúp khách hàng của họ dễ dàng hơn trong việc hủy ghi danh. Từ iOS 10 trở lên, khi bạn nhận được tin nhắn tiếp thị, một liên kết Unsubscribe được viết đậm sẽ xuất hiện ở đầu trang. Để hủy ghi danh, bạn chỉ cần chạm lên liên kết này. (Hình 8)
Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên yêu cầu bạn xác nhận lựa chọn của mình, tiếp tục chạm lên nút Unsubscribe để hoàn tất quy trình. (Hình 9)
Đôi khi, các nhà tiếp thị qua email “phớt lờ” quyết định hủy ghi danh của bạn và tiếp tục gửi email cho bạn. Một trong những lựa chọn thay thế để loại bỏ chúng là chặn địa chỉ email của người gửi theo cách dưới đây:
-Mở email từ người gửi không mong muốn rồi chạm lên tên người gửi.
-Trong màn hình tiếp theo, bạn chạm lên lựa chọn Block this Contact. (Hình 10)
-Kế đó, bạn lại chọn tiếp Block this Contact là xong. (Hình 11)
Để hủy quyết định chặn đối với người gửi này, bạn cũng mở thư rồi chạm lên mục Unblock this Contact. (Hình 12)
Để thay đổi cách Apple Mail xử lý quyết định chặn của bạn, bạn mở Settings > Mail rồi cuộn xuống dưới và chạm lên mục Blocked Sender Options. (Hình 13)
Bạn sẽ có ba lựa chọn “Không” hoặc “Đánh dấu là bị chặn” (Mark Blocked Sender), “Để lại trong hộp thư đến” (Leave in Inbox) và “Chuyển vào thùng rác” (Move to Trash). (Hình 14) (Lê Hoàn) [qd]
