Luật Sư LyLy Nguyễn
LTS: Luật Sư LyLy Nguyễn chuyên về luật bảo vệ tài sản, luật thương mại cho các công ty hoặc tiểu thương, cố vấn điều hành tài sản, bênh vực thân chủ trong những vụ rắc rối khi bị kiểm tra thuế, kế hoạch địa ốc, và khai phá sản. Luật Sư LyLy còn thay mặt cho thân chủ trong các vấn đề liên quan đến thuế lợi tức cá nhân (income tax), thuế trả nhân công (employment tax), thuế mua bán (sale and use tax) và thuế tài sản (estate tax), ở cả hai cấp liên bang và tiểu bang, cũng như đã nhiều lần diễn thuyết về các vấn đề giao dịch thương mại, ngân hàng, thuế và điều hành tài sản tại nước ngoài. Ngoài ra LyLy Nguyễn còn rất giàu kinh nghiệm về luật khánh tận với Chương 7 hay Chương 13. Luật Sư LyLy Nguyễn được chứng nhận hành nghề tại Supreme Court of California, United States District Court, United States Court of Appeals for the Ninth Circuit và United States Tax Court. Nếu cần tham khảo riêng xin liên lạc với Luật Sư LyLy Nguyễn tại văn phòng ở 2009 North Broadway, Santa Ana, CA 92706. Ðiện thoại: (714) 531-7080.
Nếu ai đang sinh sống bằng nghiệp vụ tự làm chủ lấy (self-employed) thì nên lưu ý đến con mắt dòm ngó của Sở Thuế Vụ Liên Bang IRS (Internal Revenue Services).
Có ba điều mà IRS luôn luôn để ý đến là:
1.Các người làm công có thực sự làm việc với tính cách làm việc theo giao kèo hay là một công nhân?
2.Nghiệp vụ này có đóng tiền thuế khấu trừ của công nhân không?
3.Các dịch vụ giao dịch bằng tiền mặt, đặc biệt với số tiền lớn có báo cáo lên IRS hay không?
Theo tài liệu của IRS phần lớn các vụ gian lận thuế thuộc về nhóm nghiệp vụ tự làm chủ nên tỷ lệ bị kiểm thuế của nhóm này thường cao nhất, cho nên chúng ta cần lưu ý mỗi khi bị kiểm thuế hay bị điều tra hình sự, IRS có thể tìm biết về tình trạng tiền gởi trong ngân hàng rất dễ dàng.
Nếu bị kiểm thuế IRS thường tìm tòi xem các nghiệp vụ tư có báo cáo tất cả các giao dịch buôn vô bán ra với đầy đủ chứng minh hay không? Có báo cáo các chi tiêu cá nhân thành công vụ hay không? Nếp sống của các chủ nhân ông có phù hợp với lợi tức báo cáo không? Có báo cáo các chi phí về xe cộ vào mục du hành không dính dáng đến công vụ không? Có báo cáo một số chi phí lớn cho những mục giải trí trong giao dịch nghiệp vụ không?
Một trong những mục mà các nghiệp vụ tự làm chủ thường hay bị rắc rối nhất với IRS là việc phân loại nhân công làm việc cho mình là công nhân ăn lương hay là làm việc theo giao kèo. Ðây là một mục mà IRS thường để ý hàng đầu và có quyền thay đổi phân loại và hậu quả sẽ gây rất nhiều tốn kém cho nghiệp vụ. Lý do các người tự làm chủ hay mướn người với tư cách làm việc theo giao kèo cốt để tránh phải khấu trừ thuế lợi tức lẫn thuế An Sinh Xã Hội và nhất là tránh khỏi báo cáo lên IRS do đó đã giảm tốn kém về thuế rất nhiều.
Vì vậy nếu bị IRS bắt thì sẽ phải trả thuế theo khấu trừ của công nhân cộng thêm 35% tiền phạt cùng thêm tiền lãi. Trong mọi trường hợp một nghiệp vụ tư phải lập hồ sơ minh bạch và báo cáo đến IRS số tiền trả cho người làm việc theo giao kèo thật sự. Vào mỗi cuối năm phải lập mẫu 1099 cho mỗi người giao kết được trả lương trên $600 gởi cho người thụ hưởng và báo cáo lên IRS. Nếu quên lập mẫu 1099 thì chắc chắn sẽ bị rắc rối và bị phạt.
Ðể xác định điều kiện phân loại thành phần nhân viên cho việc trả thuế và khấu trừ thuế liên bang, IRS có mẫu SS-8 – Determination of Employee Work Status for Purpose of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding.
Sau đây là tóm lược những điều khoản chính yếu:
1.Yếu tố xác định người làm việc là một công nhân:
Chủ nhân có quyền ra lệnh cho người ấy phải tuân theo lề luật của mình, huấn luyện người ấy làm việc theo ý mình; đặt người ấy vào tổ chức hoạt động của cơ sở mình; người ấy được mướn để làm công việc chỉ định không có quyền mướn người khác làm thế; mướn người giám sát hay trợ giúp người làm việc; mướn làm việc liên tục hay theo chu kỳ thường xuyên; ấn định giờ giấc làm việc; bắt buộc phải làm nhiều giờ trong tuần, làm việc tại cơ sở của mình, làm việc theo lề lối chỉ định, bắt phải báo cáo miệng hay báo cáo viết chữ, trả lương theo giờ, tuần hay lương tháng ngoại trừ trả một khoản tiền khoán chia ra làm nhiều lần; trả tiền chi phí du hành; cung cấp dụng cụ và đồ nghề để thi hành công việc; có quyền sa thải theo ý muốn cũng như người làm có quyền thôi việc nếu muốn.
2. Yếu tố xác định làm việc theo giao kèo:
Người được giao kèo có quyền mướn người làm việc, người giám thị, hay trợ giúp cho công việc; người được giao kèo có quyền tự do làm việc theo giờ giấc tự chọn lấy; người giao kèo làm việc tại cơ sở hay cửa tiệm của mình; người giao kèo được trả lương theo việc ấn định hay nhận thuần túy tiền ăn chia; người giao kèo phải tự mướn lấy chỗ làm việc; người giao kèo có thể phải chịu lời hay lỗ trong việc nhận thầu; người giao kèo có quyền nhận làm cho nhiều nơi cùng một lúc; người giao kèo cung cấp dịch vụ cho công chúng, có nghĩa là ai cũng mướn được; người giao kèo không thể bị đuổi việc nếu giữ đúng giao ước.
Ngoài ra IRS còn ấn định những loại nghề nghiệp được tự động liệt vào loại công nhân. Ðó là những viên chức phục vụ cho một công ty; những người giao thực phẩm hay giao đồ giặt; những người bán hàng toàn thời gian những loại hàng bán lại được; những người bán bảo hiểm nhân thọ toàn thời gian chỉ cho một hãng chính; những người làm việc tại gia nhận vật liệu về để hoàn thành theo tiêu chuẩn hay mẫu được cung cấp sẵn.
Sau đây là thí dụ hai mẫu nhân công ấn định theo IRS:
Trường hợp là nhân công như cô Bảy là giáo sư bán thời gian về môn quảng cáo tại trường đại học cộng đồng địa phương. Ngoài việc giảng dậy tại trường cô còn nhận cộng tác viết các bài quảng cáo cho công ty XYZ. Cô Bảy làm việc hai ngày thứ tư và thứ sáu tại văn phòng hãng XYZ. Cô được phát lương cố định cho hai ngày làm việc thêm, nhận chỉ thị và dưới sự giám sát của chủ hãng, đôi khi cô cũng đem việc về nhà để làm, nhưng những bài viết của cô chỉ đặc biệt dùng cho công ty XYZ và không được phép dùng cho ai khác. Vì vậy cô Bảy được kể là nhân viên của cả trường đại học cộng đồng và của hãng XYZ.
Một thí dụ khác về điều kiện để là nhân viên làm việc theo khế ước, công ty mỹ phẩm Phụ Nữ Ðẹp ký giao kèo với nhà báo Vũ Thất để viết bài trên vài tạp chí phụ nữ giới thiệu các sản phẩm do hãng phân phối. Vũ Thất viết bài tại nhà riêng, đôi khi nhiều việc quá anh giao cho mấy nhà báo bạn và trả tiền thẳng cho họ theo từng bài. Vũ Thất dùng máy điện toán riêng với nhu liệu của anh mua và tự trang trải các chi phí cho việc làm như mua giấy mực và văn phòng phẩm. Mỗi lần hoàn tất xong một dự án cho công ty Phụ Nữ Ðẹp anh gởi ngay một hóa đơn tính tiền. Ngoài ra Vũ Thất còn nhận viết quảng cáo cho nhiều công ty khác trong vùng. Hiển nhiên anh là một nhà thầu độc lập theo khế ước chứ không phải là một nhân viên.
Họa sĩ Trần Văn mở một cửa tiệm chuyên viết và vẽ kiểu các tài liệu quảng cáo cho các tiệm buôn bán nhỏ quanh vùng. Thoạt đầu anh tự viết và vẽ lấy các truyền đơn nhưng mỗi ngày mối nhận càng nhiều anh phải giao bớt cho những người cùng chuyên môn và trả tiền cho họ theo công làm cho mỗi mối hàng. Rồi mỗi ngày mỗi nhiều việc làm lấy không xuể nên Trần Văn mướn cô Năm và anh Ba làm việc tại chỗ hai ngày một tuần dưới sự chỉ dẫn của mình. Trường hợp này sẽ phải được kể như nhân viên làm việc một phần thời gian vì cô Năm và anh Ba được trả lương và trừ thuế theo luật thuế.
Sau đây là một vài đề nghị thiết thực nên làm trong trường hợp mướn người làm theo giao kèo:
1.Viết một hợp đồng giữa chủ và người làm nói rõ nhiệm vụ của đôi bên và thể thức trả tiền cho rõ ràng. Nên cho họ được quyền mướn người giúp việc.
2.Yêu cầu người nhận thầu phải cung cấp lấy vật liệu và dụng cụ để dùng trong công việc. để họ làm phần lớn công việc tại nhà của họ chứ không phải ở nhà mình.
3.Nói rõ họ có quyền nhận thêm việc với người khác chứ không độc quyền một mình.
4.Yêu cầu họ chứng minh có bằng và bảo hiểm hành nghề.
5.Yêu cầu họ chứng minh trong bản khai thuế có nhận tiền công được trả.
Nếu ai là chủ một nghiệp vụ tư có mướn nhân công thì vào mỗi kỳ lương phải khấu trừ trước các khoản thuế lợi tức liên bang và thuế lợi tức tiểu bang, thuế FICA cho cả An Sinh Xã Hội và Medicare. Số tiền khấu trừ trước sẽ tùy theo nội dung mẫu W-4 do nhân viên tự điền lấy khi bắt đầu vào làm việc. Riêng thuế FICA sẽ trừ theo phần trăm của số tiền kiếm được trước khi trừ thuế.
Chủ nhân của một nghiệp vụ phải nộp số tiền khấu trừ đó cho IRS bằng cách ký thác vào một ngân hàng được IRS chỉ định. Người chủ nhân đồng thời phải dùng mẫu báo cáo của IRS. Mặc dù tiền thuế của nhân viên bị khấu trừ ngay mỗi kỳ lương nhưng chủ nhân có thể đem nạp hàng tháng hay từng tam cá nguyệt.
Các mẫu sau đây được dùng trong việc nộp tiền khấu trừ của nhân viên:
Mẫu 941 – Employer Quarterly Federal Tax Return, khai mỗi tam cá nguyệt báo cáo tiền thâu được cho thuế liên bang và FICA; và mẫu 940 – Employer’s Federal Unemployment Tax Return gọi tắt là FUTA. Mẫu này khai một năm một lần trong đó báo cáo số tiền ký thác để trả cho nhân viên khi thất nghiệp. Thuế này căn cứ theo lương trước thuế của nhân viên nhưng do chủ nhân đài thọ chứ không được trừ vào lương nhân viên.
Theo IRS phần đông các nghiệp vụ hay tắc trách trong việc nộp thuế thâu của nhân viên nên IRS coi việc các công ty việc thiếu thuế là trầm trọng nhất trong tất cả các loại nợ thuế. Theo lý thuyết của luật thuế thì các chủ nhân là những đại diện thu thuế cho IRS cho nên việc nộp chậm số tiền thuế thu được là một hình thức mượn tiền của Ngân Khố Quốc Gia một cách bất hợp pháp. Vì vậy họ có những biện pháp thẳng tay với những nghiệp vụ nào nợ tiền thuế thâu được của nhân viên mà không nộp ngay cho sở thuế.
Cũng như thường lệ người viết xin xác nhận nội dung của những loạt bài tìm hiểu luật pháp này chỉ có mục đích sử dụng với tính cách thông tin (information) giúp quí độc giả một vài kiến thức tổng quát căn bản về luật pháp Hoa Kỳ mà thôi và không thể coi như liên hệ của luật sư với thân chủ (attorney-client relationship). Do đó nếu có vấn đề liên quan đến luật, quí độc giả vẫn cần phải thảo luận với luật sư chuyên môn về trường hợp của quí vị.
Nếu cần tham khảo riêng xin liên lạc với Luật Sư LyLy Nguyễn tại văn phòng ở 2009 North Broadway, Santa Ana, CA 92706. Ðiện thoại: (714) 531-7080.
