Tom Huỳnh, J.D. (949) 943-4396
Tại Hoa Kỳ, Luật Lao Động Liên Bang (Fair Labor Standard Act – FLSA), luật thuế vụ, và luật tại các tiểu bang không cấm chủ doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng tiền mặt. Tuy nhiên, mặc dù chủ doanh nghiệp có quyền trả lương bằng tiền mặt, nhưng không chỉ đơn giản cứ đưa tiền mặt cho người lao động là xong việc. Thật ra thì điều này chỉ hợp pháp khi chủ doanh nghiệp biết tuân thủ luật lệ lao động và thuế vụ do liên bang và tiểu bang quy định.
Theo quy định chung của luật pháp Mỹ, ngoại trừ những người đi làm hội đủ điều kiện để được xem là làm việc độc lập (independent contractor), hầu hết người lao động đều được xem là nhân viên (employee) của chủ và sẽ nhận Mẫu W-2 do chủ cung cấp để khai thuế lợi tức hàng năm.
Trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên
Về luật lao động, chủ trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên phải chấp hành các tiêu chuẩn về tiền lương và giờ làm việc, nghĩa là nhân viên phải được trả ít nhất là mức lương tối thiểu cho mỗi giờ làm việc theo FLSA và luật lao động tiểu bang hoặc địa phương. Thêm vào đó, FLSA còn quy định việc trả lương giờ làm phụ trội (overtime) cho nhân viên không thuộc diện miễn trừ (non-exempt employees). Nếu nhân viên làm việc hơn 40 giờ trong khung thời gian một tuần lễ bảy ngày, họ phải được trả lương gấp rưỡi so với mức lương thông thường cho những giờ làm phụ trội. Đặc biệt, tại Alaska, California, Colorado, và Nevada còn có luật cho nhân viên hưởng lương giờ phụ trội khi làm hơn 8 giờ trong một ngày (daily overtime). Luật lao động tại các tiểu bang cũng buộc chủ phải cung cấp bảo hiểm tai nạn lao động (Workers Compensation Insurance) cho nhân viên. Tại hầu hết các tiểu bang, chủ doanh nghiệp không mua bảo hiểm lao động cho nhân viên là một vi phạm hình sự có thể bị phạt tiền và phạt tù.
Nói chung, chủ doanh nghiệp, dù trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên, cũng phải tìm hiểu và tuân thủ FLSA hoặc luật lao động của tiểu bang, hầu tránh phải trả những khoảng tiền phạt vạ và bồi thường rất lớn khi bị kiểm toán, hoặc phải đối đầu với những vụ thưa kiện dân sự vô cùng tốn kém của nhân viên.
Đối với luật thuế vụ, chủ trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên cũng có nghĩa vụ khấu trừ thuế lợi tức của nhân viên và nộp thêm phần thuế của mình dựa trên tiền lương của nhân viên. Các loại thuế này bao gồm thuế An Sinh Xã Hội và Medicare (FICA), cũng như thuế thất nghiệp cấp liên bang và tiểu bang (FUTA/UI). Chủ cũng phải kê khai tổng số lương trả bằng tiền mặt vào Mẫu W-2 hàng năm để nhân viên khai và nộp thuế lợi tức.
Dù trả lương bằng chi phiếu (check) hay tiền mặt cho nhân viên, luật lao động và thuế vụ quy định chủ phải lưu giữ hồ sơ chi tiết và chính xác cho mỗi nhân viên, trong đó bao gồm số giờ làm việc mỗi ngày và mỗi tuần, và mức lương đã trả.
Ngoại trừ Alabama, Arkansas, Florida, Georgia, Louisiana, Mississippi, Ohio, South Dakota, và Tennessee, các tiểu bang khác tại Hoa Kỳ đều có những luật riêng biệt bắt buộc chủ phải cung cấp cho nhân viên phiếu lương hoặc bảng kê tiền lương cho mỗi kỳ trả lương (pay stub). Tại các tiểu bang có luật này, chủ trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên cũng cần phải kèm theo “pay stub.” Tại Califonia trong thời gian gần đây, việc cung cấp “pay stub” không đúng quy định của tiểu bang là nguyên nhân hàng đầu khiến rất nhiều chủ tiệm nail và nhà hàng bị cơ quan lao động của tiểu bang phạt vạ, hoặc phải chịu nhiều tốn kém vì những vụ thưa kiện của người làm công ngày càng xảy ra nhiều hơn.
Trả lương bằng tiền mặt cho người làm việc độc lập (independent contractor)
Khi người lao động là người làm việc độc lập (independent contractor), chủ doanh nghiệp sẽ không bị luật lao động ràng buộc trong vấn đề mức lương và giờ làm việc áp dụng cho nhân viên, và cũng không cần có bảo hiểm tai nạn lao động. Về mặt thuế vụ, chủ cũng không cần khấu trừ các thứ thuế khi trả tiền công cho người làm việc độc lập, và cũng không buộc phải trả thuế FICA và FUTA/UI, mà chỉ cần cấp Mẫu 1099 cho người đó tự khai thuế.
Tuy nhiên, việc phân định người làm công là người làm việc độc lập phải dựa vào những quy định rất phức tạp và tròng tréo của Sở Thuế IRS, FLSA, và luật lao động của mỗi tiểu bang. Chủ doanh nghiệp tùy tiện phân loại người làm công là người làm việc độc lập không đúng luật sẽ bị phạt vạ rất nặng khi bị các cơ quan thuế vụ và lao động kiểm toán.
Việc trả lương bằng tiền mặt cho người làm việc độc lập không hề vi phạm luật thuế vụ nếu số tiền mặt đã trả được tổng kết đầy đủ trên Mẫu 1099 cấp cho người người làm việc độc lập tự khai thuế lợi tức hàng năm. Nếu Mẫu 1099 không phản ánh tổng số tiền mặt đã trả cho người làm việc độc lập trong năm đó, chủ doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối khi bị IRS kiểm toán.
Trong nghề nail từ bấy lâu nay, rất nhiều thợ đòi nhận tiền mặt để tránh thuế lợi tức hoặc vì sợ mất trợ cấp của chính phủ dành cho người có thu nhập thấp. Trong khi đó, vì cần thợ, chủ tiệm nail vô tình tiếp tay cho các hình thức gian lận đó của thợ. Điều đáng nói là chủ tiệm thường không biết rằng khi bị các cơ quan thuế vụ liên bang hoặc tiểu bang kiểm toán, thì chủ tiệm là người bị tội gian lận chứ thợ nail ít khi bị rắc rối. Và đây cũng là trường hợp của ông bà Vinh Q. Hồ và Thanh Lan Đỗ, là chủ nhân trực tiếp điều hành hơn 60 tiệm nail cao cấp hoạt động tại nhiều tiểu bang Hoa Kỳ dưới các thương hiệu Anthony Vince’ Nail Salons, Prive Nail Spas, và Zen Nail & Spas.
Theo bản cáo trạng của công tố liên bang nộp tại tòa liên bang Ohio ngày 26 Tháng Ba, ông Vinh và bà Thanh là cư dân Woodlands, Texas, và Liberty Township, Ohio, bị truy tố tội gian lận thuế vì đã cấp Mẫu 1099 cho thợ mà không bao gồm phần tiền mặt hơn $116 triệu trả cho thợ trong khoảng thời gian từ năm 2016 đến năm 2025, gây thất thu ít nhất là $32 triệu tiền thuế của liên bang. Ông Vinh còn bị truy tố thêm tội trốn thuế vì man khai trong hồ sơ thuế lợi tức cá nhân trong những năm 2020 và 2021. Hai ông bà đã nhận tội và chờ trở lại tòa án để đối diện án tù có thể lên đến nhiều năm, đồng thời còn có thể phải bồi hoàn số $32 triệu tiền thuế cho IRS.
Cũng theo cáo trạng thì hồi Tháng Năm, 2022, bà Thanh cung cấp sai lệch những thông tin quan trọng khi các điều tra viên liên bang hỏi bà về vấn đề trả tiền mặt cho thợ, và cáo trạng cũng ghi rõ rằng hệ thống tiệm nail của ông Vinh và bà Thanh đã trả khoảng 40% số lương của thợ bằng tiền mặt mà không báo cáo trên Mẫu 1099 cấp cho thợ, với sự hiểu biết rằng điều đó được thực hiện để giúp thợ nail che giấu lợi tức trước các cơ quan thuế vụ liên bang và tiểu bang.
Thật ra thì ngoài trường hợp của ông bà vừa kể trên đây, từ lâu nay cũng có nhiều người gốc Việt chủ tiệm nail hoặc nhà hàng ở Mỹ bị truy tố và lãnh án tù vì vi phạm luật thuế và luật lao động, và sự việc này vẫn còn xảy ra trong thời gian gần đây.
Điển hình là vào Tháng Bảy, 2025, bà Tâm Phan, chủ tiệm Happy Nails tại Middleton, Wisconsin, bị truy tố tội gian lận hồ sơ thuế lợi tức cá nhân năm 2022 vì không khai đúng phần tiền mặt thu từ khách hàng của tiệm nail, khi IRS điều tra cho thấy có rất nhiều khách hàng đã trả tiền mặt cho Happy Nails trong những năm 2021 đến 2023. Bà Tâm, sau khi nhận tội, đã bồi hoàn cho IRS $481,000 tiền thuế khai gian, nộp $30,000 tiền phạt và bị án tù giam tại nhà tù liên bang trong thời gian một năm và một ngày.
Tháng Hai, 2022, ông Andrew Huy Nguyễn, chủ nhà hàng Call It Pho và tiệm Venus Nails Spa tại Clarksville, Tennessee, nhận tội trốn thuế vì trả lương cho thợ nail và cho người làm trong nhà hàng bằng tiền mặt ít nhất là từ năm 2017 đến năm 2019. Ngay sau khi bị truy tố, ông Andrew Huy Nguyễn đồng ý bồi hoàn ngay $426,620 tiền thuế mà IRS yêu cầu phải trả, và sau đó bị án sáu tháng tù giam và $10,000 tiền phạt.
Tại California vào năm 2018, chủ tiệm Young’s Nail Spa tại Temecula bị cơ quan lao động tiểu bang phạt hơn $1.2 triệu vì các vi phạm liên quan đến lương bổng và giờ làm việc của 36 thợ nail.
Tóm lại, dù sử dụng “employee” hoặc “independent contractor,” việc trả lương bằng tiền mặt là không hề vi phạm luật pháp, miễn sao người chủ thực hiện đầy đủ bổn phận quy định theoluật thuế vụ và luật lao động. Chủ doanh nghiệp không thể dùng tiền mặt để lách luật. Hiện nay, IRS liệt kê việc trả lương “chui” bằng tiền mặt, thường gọi là “trả lương dưới gầm bàn” (under the table) là một trong những cách phổ biến nhất mà chủ doanh nghiệp dùng để trốn thuế. Hành vi này là bất hợp pháp và có thể khiến chủ doanh nghiệp phải chịu các khoản phạt nặng nề hoặc bị tù giam.
Ngày 7 Tháng Tư vừa qua, Bộ Tư Pháp Hoa Kỳ thành lập một bộ phận, tên là “National Fraud Enforcement Division,” có nhiệm vụ chính yếu là điều tra và truy tố các trường hợp gian lận khắp Hoa Kỳ. Do đó, rồi đây sẽ còn nhiều chủ doanh nghiệp bị truy tố vì cố ý gian lận thuế hoặc vì xem thường hay không hiểu rõ những quy định của luật pháp.
Từ sau khi có tin chủ nhân của Anthony Vince’ Nail Salons bị truy tố và nhận tội trốn thuế, giới chủ tiệm nail gốc Việt tại Hoa Kỳ trở nên rất xôn xao, lo lắng, và càng hoang mang hơn nữa với các thứ gọi là thông tin đang lan truyền vô tội vạ trên Internet. Trong tình hình này, và để yên tâm làm ăn, không gì thực tế cho bằng tìm sự cố vấn và hướng dẫn trực tiếp của những luật sư và chuyên viên có nhiều kinh nghiệm trong các lãnh vực liên quan. Bởi vì, ngoài luật thuế vụ liên bang, chủ tiệm nail cần phải hiểu rõ và tuân hành cả FLSA và luật lao động áp dụng rất khác nhau tại từng tiểu bang. [đ.d.]
